Samen met ons creëert u oplossingen in plaats van nieuwe vragen.






Nieuwsgierig?
Bel ons op 0413 366005 of neem rechtstreeks contact op met een van onze adviseurs..

Debiteurenbeheer


Debiteuren betaalgedrag, spiegel van uw ondernemingsactiviteiten!


De meeste ondernemers willen binnen de betaaltermijn betaald worden door hun klanten. Hoe meer geld er onder de klanten staat, hoe meer werkkapitaal u moet financieren. En naarmate debiteuren later betalen neemt het wanbetalingsrisico toe. En dat wil niemand. Goed debiteurenbeheer begint bij uw keuze: welke prospects benaderen wij wel en welke niet? Potentiele ‘probleemklanten’ kunt u beter helemaal niet benaderen. Aan de voorkant van het salesproces heeft u daar invloed op en kunt u zelf beleid voeren.

 

Inbedding van debiteurenbeheer in het proces, en sales en finance verbinden! Een goed proces van acquisitie, sales en order-to-cash draagt sterk bij aan een snelle betaling van uw klanten.

 

Enkele veel voorkomende problemen die leiden tot een uitblijvende betaling zijn:

  • U factureert te laat. Degene die de factuur moet fiatteren moet in zijn/haar geheugen gaan graven en legt het makkelijk opzij;
  • De factuur is niet duidelijk, of er ontbreken gegevens zoals een PO-nummer;
  • U levert de factuur niet aan op de wijze die de klant wil of voorschrijft;
  • Er zijn klachten op uw product of dienst, of de hele order is niet (in zijn geheel) geleverd;
  • De overeengekomen afspraken over producten, prijzen, service zijn niet duidelijk of niet goed nagekomen. Als er reden is voor een dispuut vertraagt dat de betaling enorm;
  • Klachten worden niet adequaat opgelost.

In dit deel van debiteurenbeheer treffen wij ook vaak de ‘spiegel’ van de onderneming aan. Aan het geheel van het betaalgedrag is veel af te lezen over uw hele proces van acquisitie tot en met herhalingsaankopen van uw klanten. Deze stelling is gebaseerd op jarenlange praktijkervaring. Zo zien we dat als de klanten een verhaal hebben waarom ze nog niet betaald hebben, en dat verhaal snijdt hout, er vaak in het sales en uitleverproces iets niet goed (genoeg) gaat. Dus niet alleen het debiteurenproces moet dan tegen het licht gehouden worden! Kijk ook eens naar de rest van uw organisatie.

 

Zelf doen of uitbesteden?

Debiteurenbeheer in eigen huis houden, of uitbesteden is een beleidskeuze die raakt aan commercie en aan finance, zo is onze visie. Regelmatig worden wij gevraagd om deze afweging mee te maken voor bedrijven. Het ene bedrijf en de ene soort business is de andere niet, daarom is deze afweging altijd maatwerk en de aanpak dient bij te dragen aan het succes van uw onderneming. Zelf doen of uitbesteden hebben beide voor- en nadelen.

 

Als u debiteurenbeheer zelf doet dan is het belangrijk dat u het goed doet. Goed wil meestal zeggen, actief communiceren met klanten door een goed lopend proces van herinneren en zo snel mogelijk contactleggen over de betaling en zo nodig vragen of disputen over de factuur oplossen en betaling vragen. Een kort cyclisch proces is de beste aanpak voor tevreden en goed betalende klanten.

 

Vaak is een niet betalende klant een klant die om aandacht vraagt of schreeuwt. “Help! Ik wil geholpen worden en niemand hoort mij!”Een klacht is een kans en daarmee verstevigt u uw relatie met uw klanten. Vanwege deze zaken is een goede samenwerking tussen debiteurenbeheer, vaak finance, en sales van grote waarde voor winstgevende groei met uw onderneming.

 

Het voordeel van het verbeteren van uw eigen debiteurenbeheer met hulp van buiten is meestal tweeledig. Uw eigen organisatie maakt een kwaliteitsgroei door doordat een ‘externe’ helpt achterstanden weg te werken, aanreikt hoe verbeteringen door te voeren zijn, verbindingen legt binnen uw eigen organisatie die er tot op heden nog niet waren. Het blijkt ook richting (ernstig) achterblijvende klanten net iets makkelijker om als extern adviseur een voet tussen de deur te krijgen, het gesprek aan te gaan en te werken aan oplossingen.

 

Debiteurenbeheer uitbesteden gebeurt vaak als onderdeel van factoring. U heeft voordelen en nadelen van factoring. U verliest een deel van de relatie met uw klant. Daarnaast bent u minder flexibel en gebonden aan de kredietlimieten die de factormaatschappij afgeeft.

 

Hoe verkoopt u het aan uw klanten?

Klanten weten heel goed dat zij geacht worden op tijd de facturen te betalen. Als ze het kunnen dan hangt het van het beleid van uw klant en van uw beleid af of ze ook op tijd betalen. Als ze wel willen maar niet op tijd kunnen betalen, dan is er een ander vraagstuk. Het is belangrijk dat u weet wat er bij uw klanten speelt, dat maakt het makkelijker om hier slim mee om te gaan. Debiteuren begrijpen over het algemeen heel goed dat ze op tijd dienen te betalen en wij weten uit ervaring dat het respect voor elkaar toeneemt als u actief met de debiteur contact onderhoudt. Vaak verbetert het de onderlinge relatie en ook het onderling zaken doen.

 

Heeft u veel debiteuren en zoekt u naar een oplossing. Flamma heeft al bij vele ondernemingen bijgedragen aan verbeteringen op het gebied van debiteurenbeheer vanuit onze visie dat het een onderdeel is van “Duurzaam Winstgevend Groeien”. Heeft u vragen over debiteurenbeheer en zoekt u oplossingen in combinatie met duurzaam winstgevend groeien? Bel ons voor een vrijblijvend advies op 0413 366005